Actualmente, llevamos una vida muy acelerada. Entre el trabajo y la familia, apenas nos queda tiempo para nuestros hobbies o descansar. Vivimos restringidos, sumidos en una sensación de monotonía que, aparentemente, no podemos cambiar. Sin embargo, sí podemos hacerlo. El reto: gestionar de la mejor manera nuestro tiempo.

¿Cómo te ayuda gestionar el tiempo?

La administración efectiva de tu tiempo puede impactar de manera positiva en tu día a día. Uno de los beneficios más evidentes es que te ayuda a aumentar tu productividad. Esto es muy fácil de explicar, cuando trazas un plan claro y priorizas tus tareas, puedes lograr más en menos tiempo.

Como la gestión del tiempo implica que tengas un control claro de tus responsabilidades y tareas, te puede auxiliar a sentirte mucho menos abrumado y estresado. En la actualidad, el estrés no sólo es un estado emocional, puede tener efectos en tu salud y bienestar físico.

Hacer más en menos tiempo no debería ser únicamente tu propósito, también debes aspirar a hacer mejor las cosas. En este sentido, cuando gestionas mejor tu tiempo, puedes realizar un trabajo de mayor calidad, evitando errores y repeticiones.

Por supuesto, todo lo anterior suma a que puedas equilibrar diferentes aspectos de tu vida. Así que cuando logras esto, comienzas a sentirte más animado o motivado y hasta con más energía. Pero, ¿qué hacer para gestionar tu tiempo de forma óptima?

1. Establece objetivos claros

Los objetivos te proporcionan una dirección clara y te ayudan a definir lo que realmente quieres lograr. Te recomiendo que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido (SMART, por sus siglas en inglés). Esto te permitirá tener una meta bien estructurada y realista que te mantenga enfocado.

Es importante que también definas los objetivos en función de su importancia y urgencia, y que los dividas en tareas más pequeñas y manejables: lograr pequeñas victorias a lo largo del camino puede mantenerte motivado.

Una de las cosas que más me han servido para trabajar en el cumplimiento de mis metas es alinear estas con mis valores y pasiones personales; le da un sentido de propósito a lo que hago. Por último, te sugiero que revises regularmente tus objetivos. La vida cambia y tus prioridades pueden evolucionar, por lo que esto te será útil para realizar ajustes y mantenerte en el camino correcto.

2. Planifica y organiza

Planificar con anticipación es una estrategia eficiente para reducir el estrés y mejorar la productividad. Tomarse el tiempo una noche antes para organizar el día siguiente es una práctica recomendable que puede marcar una gran diferencia en cómo se desenvuelve tu jornada. Esto implica revisar y ajustar tu agenda de manera consciente, evitando así la necesidad de "llenar" tu día sobre la marcha, lo que a menudo puede llevar a la sobrecarga y a la dispersión.

Cuando organizas tu día una noche antes, puedes establecer prioridades claras y decidir de antemano en qué segmentos de tiempo trabajarás en cada tarea, utilizando la técnica de "time blocking". Esto optimiza tu enfoque y concentración, permitiéndote trabajar más sistemáticamente, y te da la flexibilidad para ajustar y reorganizar las actividades en caso de imprevistos, manteniendo el control sobre tu tiempo sin sacrificar la eficacia.

Este hábito de preparación anticipada también contribuye a una mejor calidad de sueño, ya que alivias la ansiedad que puede generar pensar en las obligaciones del día siguiente. Con una noche de descanso tranquilo, es más probable que te despiertes sintiéndote preparado y con energía para enfrentar los desafíos del día, manteniendo un ritmo de trabajo más sostenido y efectivo.

3. Elimina distracciones

No puedes eliminar distracciones si no las identificas. Así que lo primero que debes hacer es evaluar qué te hace procrastinar o avanzar lento en lo que quieres. Puede tratarse de las notificaciones constantes en tu teléfono, los ruidos externos, las intervenciones de otras personas, el espacio de trabajo, entre otros factores.

Una de las formas para eliminar las distracciones es establecer un entorno laboral propicio; por lo tanto, te recomiendo mantener sólo los elementos necesarios a la mano; por ejemplo, deshazte de tu teléfono si es tu principal distractor. Puedes apagar las notificaciones, consultarlo sólo una vez cada hora o ponerlo en modo “no molestar”.

Para evitar interrupciones de otras personas, es crucial establecer límites claros. No obstante, existen excepciones importantes, como la necesidad de responder siempre a tu jefe o a los clientes, incluso fuera de tus horarios habituales. En estos casos, es vital atender estas demandas de manera eficiente y aprender a ajustar tus tiempos bajo el principio de no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Esta estrategia te ayudará a manejar las interrupciones inevitables sin sacrificar la productividad y el control sobre tu espacio laboral.

Las distracciones también pueden surgir durante los descansos, o incluso pueden ser los descansos; por esta razón, te sugiero gestionarlos; esto es, programar tiempo de manera regular para recargar energías. Al hacerlo, ganarás concentración y evitarás la fatiga. Asimismo, puedes recurrir a ciertas técnicas, como la denominada Pomodoro, que implica trabajar durante intervalos definidos y tomar respiros breves

Cuando trabajaba en el sector público, un distractor constante eran las reuniones improvisadas. No todas las reuniones eran un problema, únicamente aquellas que surgían inesperadamente. Aunque no era lo ideal, tenía que atenderlas, ya que a menudo eran prioritarias para otras áreas que, lamentablemente, solían dejar algunos temas para el último minuto. Sin embargo, este tipo de factores externos son manejables y, con algo de agilidad, puedes adaptarte rápidamente a ellos. De ahí la importancia de planificar y organizar tu día con, por lo menos, un día de anticipación. De lo contrario, los factores externos pueden acumularse, aumentando su impacto al grado de que tu día termine en caos.

A mí, Eduardo Tovilla, estos consejos me han ayudado a organizar mi tiempo de una forma más efectiva, dándome más control, equilibrio y bienestar. Por supuesto, no los aprendí de la nada; de hecho, quiero aprovechar este espacio para compartirte algunas de las lecturas que me inspiraron Hábitos atómicos de James Clear; El poder de los hábitos de Charles Duhigg y Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey. Espero que te ayuden a mejorar la gestión de uno de los recursos más valiosos que tenemos: el tiempo.