Las nuevas formas de estudiar la historia nos permite auxiliarnos de otras disciplinas como en el caso de la antropología, la geografía etc., Pero sin duda una de las disciplinas en la cual nos hemos apoyado los historiadores para la recuperación de la memoria histórica en los últimos años es la archivística.

La archivística es, “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de conservación y la organización y los medios para su utilización” (Islas, 2003, p.60). Así mismo el concepto de archivo ha ido evolucionando en el transcurso del tiempo y puede definirse como institución o como documentos. “El archivo puede definirse como una institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos” (Gavilán, 2009, p.1). Al mismo tiempo puede definirse como “un conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce para servir de fuentes históricas” (Heredia, 1991, p. 89).

Esta última definición de archivo es la que me ha permitido hacer diferentes investigaciones para comprender los procesos históricos que ha vivido México, sobre todo cuando hablamos de las problemáticas que han tenido durante el periodo que todos conocemos como la Colonial, haciendo énfasis en la temática de los indios. Así mismo dentro de las investigaciones archivísticas he tomado en consideración las opiniones de la Dra. María del Pilar Paleta Vázquez y de la Dra. Lidia Ernestina Gómez García quienes hablan de la importancia de los trabajos de archivos y animan a sus estudiantes a consultarlos, por lo que podemos notar claramente que infunden la conciencia y la cultura archivística gracias al apoyo de otros investigadores tanto nacionales como internacionales; las organizaciones privadas y públicas han puesto mayor atención a la difusión y apoyo a las investigaciones en los archivos, así como la publicación de textos que se han venido produciendo acerca de la archivística en nuestro país y en otros lugares.

Problemas que se enfrentan los archivos

En los países como México y en otros países los documentos y sus instituciones han tenido, tienen y han enfrentado problemas tales como lo ha mostrado la obra de María Estela Islas Pérez (La Archivística en México) en la cual se nos han mostrado  elementos suficientes para entender por qué en nuestro país no se ha podido desarrollar una cultura archivística que permita una valoración a la profesión, una correcta aplicación de las técnicas y métodos de procesamiento de los archivos, así como también podemos entender con claridad el concepto de archivo y la necesidad de que éstos se encuentren organizados para poder ser consultados.

De forma muy particular en México la archivística se enfrenta a una situación difícil, a pesar de la reciente creación de la Ley Federal de Archivos. Oscuridad, polvo, humedad, desorden, basura, muebles en desuso es el común denominador que rodea los archivos mexicanos. Como consecuencia de estos y otros factores, los investigadores, particularmente los historiadores, antropólogos y otros interesados en los trabajos en los archivos, antes de ejercer la profesión deben dedicarse a ordenar masas considerables de documentos compartiendo espacios con las termitas, los hongos, los roedores y demás insectos que conviven en los archivos. Tarea nada fácil, que logra que muchas veces uno se tenga que conformar con otros tipos de fuentes (fuentes secundarias) que faciliten los trabajos, pero que a la vez aportan muy poco al desarrollo de las disciplinas. Tal caso  tan negativo de los archivos ha sido de forma vivida y es una experiencia que debemos de hacer notar ante las autoridades competentes para el mejoramiento de los archivos.

Funciones de los archivos

Las funciones que tienen los archivos son diversos, principalmente se agrupan en tres etapas:

-- 1) Recepción: es la acción que realiza el archivo al momento de recibir los documentos, también esta primera etapa se conoce como “Génesis o reunión de los documentos” (Gavilán, 2009, p.3).

-- 2) Conservación: “tiene como finalidad mantener en buen estado los documentos que llegan al archivo. La organización documental, la descripción, el mantenimiento, la conservación preventiva, y en caso necesario, la restauración, son algunas de estas acciones” (Islas, 2003, p.65).

-- 3) Servicio: es la prestación y el acceso de los documentos contenidos en los archivos para el público.

Los archivos también tienen la función,  o deberían tenerla, de organizar la documentación, adecuar las instalaciones donde se conservan los documentos, valorar los documentos para su conservación o destrucción, ordenar y clasificar fondos mediante instrumentos descriptivos. Los instrumentos que nos permite este orden son los siguientes:

a) Guía: “(descripciones generales) que tienen como objetivo brindar un panorama general sobre el contenido del archivo destacando lo más importante" (Islas, 2003, p.76).

b) Inventario: “destacándose dos tipos: 1) Inventario somero: (comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad) de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias. El interés para los usuarios es mínimo pues ofrece una información excesivamente genérica y apenas orienta acerca de la documentación que pueden encontrar. 2) Inventario analítico: describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes, logrando la mejor relación de costos y beneficios, pues permite describir de forma uniforme los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios” (Islas, 2003, pp80-81).

c) Catálogo: “es un instrumento descriptivo que pone atención al contenido del documento, en un alto nivel de detalle, concentrándose en la procedencia, fechas, lugares, personas y asuntos que figuren en él. Este instrumento de descripción es documento por documento con información substancial exhaustiva, sin olvidar la descripción de las características externas” (García, 2011-2014).

Finalmente a pesar de las diferentes leyes que han surgido a favor de los archivos mexicanos no han sido suficientes para resguardarlos. Lamentablemente muchos archivos de México no cuenta con estructuras básicas que resguarden los documentos que se han generado en la historia del país. Por ejemplo, en Cholula los archivos más afectados son los notariales y parroquiales, archivos que nos permiten examinar o analizar el comportamiento de una sociedad, como en el caso de los grupos indígenas de la jurisdicción de Cholula y las formas de relacionarse con otros grupos que fueron surgiendo durante el periodo colonial. Por ello es de suma importancia la preservación de los archivos en nuestra actualidad.

Referencias

Archivo General de Notarias del Estado de Puebla.

Archivo Histórico Parroquial Santa María de la Asunción Coronango, Cholula.

Heredia Herrera, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica, España, Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla, 5ª ed. 1991 (1ª ed.1986

Islas Pérez, María Estela, La archivística en México, en Serie Formación Archivística, Renaies, México.

Giraldo Lopera, María lucía, “Archivística: fundamentación teórica y tradicional formativa”, artículo, [en línea], http://eprints.rclis.org/13567/1/Art%C3%ADculo2.pdf, fecha de consulta: 20 de septiembre de 2011.

Abel García Gómez, “Catálogo del ayuntamiento de San Juan Tuxco del siglo XIX, rescate de la memoria documental de un pueblo de indios”, Ayuntamiento de San Juan Tuxco administración 2011-1014.

Cabezas Bolaños, Esteban, “La descripción archivística y su aplicación en documentos particulares: el caso del álbum de Figueroa”, Diálogos Revista Electrónica de Historia, enero-marzo, año/vol.1, número 002, 2000.

Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2012, “Ley federal de archivos”, publicada en Diario Oficial de la Federación, [en línea], http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf, fecha de consultado: 20 de septiembre de 2012.

Paleta Vázquez, María del Pilar et al, Conciencia y cultura archivística, México, BUAP, 2002, [en línea], <http://www.renaies.org/images/stories/II.pdf>, fecha de consulta: 10 de septiembre 2013.

Martín Gavilán, César, “Concepto y función de archivo, clases de archivo: el sistema archivístico español”, Temas de Biblioteconomía, 2009, [en línea], http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf, fecha de consulta: 10 de septiembre 2013.

---------------------“Concepto y función de archivo, clases de archivo: el sistema archivístico español”, Temas de Biblioteconomía, 2009, p. 3, [en línea], http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf, fecha de consulta: 10 de septiembre 2013.