Los beneficios de la gestión documental

  • Alejandro Meneses Fernández
La gestión documental genera aprovechamiento de recursos e incrementa el desarrollo de las empresas

La gestión documental es una rama de la innovación y la gestión empresarial que brinda soluciones específicas a quienes buscan obtener mayores beneficios en su rendimiento y en el aprovechamiento del tiempo de sus empleados para lograr mayor productividad y por consecuencia de mejores ingresos.

Además de agilizar los distintos procesos dentro de las empresas, el refuerzo de la seguridad y el cumplimiento de las normativas en materia de protección de datos, es la primera razón para implementar sistemas de gestión documental u optimizarlos con las nuevas generaciones de este tipo de soluciones.

Un estudio de Toshiba Tec reveló de manera reciente que las empresas siguen valorando la capacidad de estas soluciones para el almacenamiento seguro de datos, ahora además, en combinación con la facilidad que ofrecen para permitir a los empleados el acceso a los documentos y su gestión de forma controlada por área y nivel de negocio y con independencia de su ubicación.

El informe señala que, como motivos de este crecimiento se encuentra la reducción de los costes de gestión de documentos, motivo por el cual al menos el 49 por ciento de las empresas a nivel global, tanto grandes organizaciones como pymes, destinarán recursos en soluciones de gestión documental con la finalidad de atender la necesidad de dotar de mayor flexibilidad y movilidad a sus equipos de trabajo.

Como motivos de este crecimiento de la inversión también se encuentran la reducción de los costes de gestión de documentos por la disminución del consumo de papel y la eliminación de la necesidad de espacio para el almacenamiento físico de los registros. Asimismo, las empresas apuntan sus ventajas para la automatización de procesos documentales, al permitir, por ejemplo, la indexación inteligente de los datos o facilitar la realización de auditorías.

Por último, valoran la mejora del servicio al cliente por la optimización generalizada de los flujos de trabajo y la simplificación de operaciones, permitiendo liberar tiempo y recursos para dedicar a otras actividades de valor añadido, y la reducción de los errores ocasionados por la entrada manual de la información en el sistema.

Miguel Sarwat, director de Marketing y Comunicación de Toshiba Tec, señala que:

“La digitalización está transformando las organizaciones de todos los tamaños, afectando a cada sector y departamento, desde operaciones hasta recursos humanos, ventas y finanzas. El almacenamiento de documentos no es una excepción. La transformación del almacenamiento de documentos mediante el uso de herramientas digitales puede reinventar los procesos comerciales y aumentar la agilidad de todo tipo de empresas”.

Así que en resumen la implementación de la gestión de documentos en tu empresa, te permitirá:
1. Agilizar el trabajo de tus empleados
2. Brindar seguridad a los documentos que tienes resguardados.
3. La reducción de los costes de gestión de documentos.
4. Facilitar la realización de auditorías.
5. La mejora del servicio al cliente.

Si deseas sobre cómo implementar estos procesos en tu empresa puedes enviarme un correo en [email protected] o bien sígueme en mis redes sociales.

¡Hasta la próxima!

@amenesesfdz

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Alejandro Meneses Fernández

Politólogo por la UPAEP y licenciado en Economía (Ibero Puebla) con Maestría en Gestión Pública Aplicada por el ITESM. Se ha desempeñado en la administración pública, como consultor independiente y actualmente es director General de Tekuno S.A. De C.V. empresa dedicada a las soluciones tecnológicas.