La actividad contractual es un aspecto empresarial fundamental que requiere una gestión adecuada durante todo el ciclo. El software CLM es una forma práctica y sistemática de gestionar todo el ciclo de vida del contrato desde la etapa inicial, hasta la adjudicación, el acuerdo y la renovación.

Ante todo es necesario saber que es un Software CLM  el cual se basa en hacer que la gestión de los contratos legales sea mucho más fácil, lo que resulta en menos errores, más eficiencia y una mejor experiencia en general.

Los contratos legales son el corazón y el alma de todo comercio. Sin contratos, operar una empresa exitosa sería muy difícil. El software de gestión de contratos permite a las empresas crear, firmar, almacenar y gestionar todos sus contratos a través de un único programa en línea.

Pasos que abarca el software de CLM

Así es como el software CLM maneja cada paso del ciclo de vida del contrato:

• Creación: Los usuarios pueden crear nuevos contratos con facilidad gracias a un proceso en línea simplificado, así como con el uso de plantillas; el software verifica automáticamente la legalidad de estos contratos.

• Colaboración: Varias partes dentro de la misma empresa u organización pueden acceder a los contratos al mismo tiempo desde cualquier ubicación; al eliminar la necesidad de reuniones físicas, el flujo de trabajo y la negociación de contratos es mucho más eficiente.

• Firma: El software CLM permite que los documentos se firmen legalmente a través de la computadora, un verdadero cambio de juego.

• Rastreo: Todas las fases de los contratos se pueden ver y recuperar en cualquier momento. Se pueden habilitar alertas automáticas para notificar al miembro del equipo correspondiente sobre cualquier actualización importante.

• Renovación: Los contratos no terminan una vez que se firman; lo que alguna vez fue una fase difícil del ciclo de vida del contrato se facilita mediante el software de gestión de contratos, ya que todas las obligaciones e hitos relacionados con un contrato se muestran a las partes relevantes cuando sea necesario.

Beneficios que proporciona el uso de software de CLM

La gestión de contratos como se observa en este artículo puede verse bastante beneficiada cuando se implementa el uso de un software de CLM. Entre los beneficios más destacables se encuentran los siguientes:

• Eficiencia: Desde la parte superior del proceso del contrato legal hasta el final, la eficiencia mejora drásticamente mediante el uso de software de gestión de contratos en lugar de documentos físicos. Crear contratos es tan simple como elegir una plantilla preexistente y editar varios elementos.

• Negociación y colaboración: El software de gestión de contratos elimina la necesidad de una negociación en persona de ida y vuelta; en su lugar, el software notifica a todas las partes involucradas qué tareas se les requiere. Todos conocen su rol y lo que tienen que hacer en cada momento.

Las revisiones de contratos se pueden realizar simultáneamente desde todas las ubicaciones; ya no son necesarias reuniones largas. La capacidad de actualizar las versiones de los contratos, hacer comentarios, discutir, compartir y monitorear los cambios se ve mejorada por el software CLM.

• Visibilidad: La visibilidad mejorada es otro beneficio del software CLM. Ahora, las partes pueden ver los contratos en todo momento, 24 horas al día, 7 días a la semana, desde su computadora, para ver en qué etapa se encuentran los contratos y qué pasos deben tomarse a continuación.

La mayor visibilidad y supervisión de los contratos legales que utiliza el software CLM es una mejora importante con respecto al ciclo de vida de los contratos manuales tradicionales.

• Organización: Cualquier propietario de una empresa sabe que una organización adecuada es fundamental para el éxito, y el software de gestión de contratos legales hace precisamente eso.

La capacidad de ver cualquier contrato dentro de una empresa con solo unos pocos clics es un beneficio enorme: los contratos se pueden buscar y ver dentro del software CLM según su fecha, tipo, sector, etc. El software CLM elimina por completo la necesidad de almacenamiento físico y manejo de contratos.